En notre qualité de bureau stagiaire expert‐comptable, nous sommes responsables du traitement de nombreuses données, dont une partie sont des données à caractère personnel.
Le bureau collecte et traite les données d’identité et les coordonnées qu’il reçoit du client concernant le client lui‐même, les membres de sa famille, son personnel, ses collaborateurs, ses préposés, ses relations d’affaires (fournisseurs ou clients du client) et toute autre personne de contact utile. Ces données à caractère personnel sont traitées par le bureau conformément à la législation belge relative à la protection des données et aux dispositions du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes
physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable à partir du 25 mai 2018 (ci‐après le « Règlement général sur la protection des données »).
Le client est responsable de l’exactitude et de la tenue à jour des données à caractère personnel qu’il fournit au cabinet et s’engage à respecter strictement les dispositions du Règlement général sur la protection des
données à l’égard des personnes dont il a transmis les données à caractère personnel, ainsi que concernant toutes les données à caractère personnel possibles qu’il pourrait recevoir de ses clients, de son personnel, de
ses collaborateurs et de ses préposés.
Le client reconnaît avoir pris connaissance des informations ci‐dessous et autorise le cabinet à traiter les données personnelles qu’il communique dans le cadre des services qui seront prestés par le cabinet, ce conformément aux dispositions reprises dans la présente déclaration de protection de la vie privée.
- Responsable du traitement des données à caractère personnel
La responsable du traitement des données à caractère personnel est Madame Patricia Dieltjens. Le siège du responsable est sis à 1332 Genval, 106 avenue des combattants et son numéro d’entreprise est 0736.409.647.
La responsable est inscrite auprès de l’ITAA, sous le numéro d’agrément 14.026.806.
Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, veuillez vous adresser à Patricia Dieltjens par courrier postal à l’adresse ci‐dessus ou par courrier électronique (patricia@le106.be). - Finalités du traitement des données à caractère personnel
- 2.1. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée personnelle.
Ces données ne seront transmises qu’aux sous‐traitants, aux destinataires et/ou aux tiers pour autant que nécessaire dans le cadre des finalités précitées pour ledit traitement - 2.2. De manière générale, le burau traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :
- A. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci‐après, loi du 18 septembre 2017).
- 1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre bureau est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.
- 2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre bureau est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et,dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse. Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).
- B. Les obligations incombant au cabinet vis‐à‐vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’unevdécision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales…) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter desvdonnées à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés. Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, le bureau ne peut pas conclure de relation d’affaires.
- C. Exécution de la lettre de mission relative à des services comptables et fiscaux. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux‐mêmes, des membres de leur personnel, de leursvadministrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.vÀ défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission d’expert-comptable.
- D. Le bureau ne pratique pas d’activité de prospection directe, tel que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales de type « newsletters » .
- A. Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci‐après, loi du 18 septembre 2017).
- 2.3 Concrètement, le cabinet collecte, enregistre et utilise les données des clients aux fins suivantes :
- Etablir et mener la relation contractuelle avec le client
- Analyser, adapter et améliorer le contenu du site web du bureau
- Exécuter la mission
- Permettre au client de recevoir des communications et des informations
- Répondre aux demandes d’informations
- Pour toute activité de communication par le cabinet aux clients ayant donné leur accord
- Informer les clients de tout changement sur le site web du cabinet et ses fonctionnalités et sur les conditions générales
- Pour toute autre raison à laquelle le client a expressément consenti.
- 2.4 Pour toute autre raison à laquelle le client a expressément consenti.
- 2.1. Pour chaque traitement, seules les données pertinentes à la poursuite de la finalité en cause sont traitées. Le traitement consiste en toute opération (manuelle ou automatisée) sur une donnée personnelle.
Le bureau a un intérêt légitime à interagir avec les clients, notamment pour :
– Répondre à leurs demandes ou améliorer la mission,
– Prévenir les abus et les fraudes, contrôler la régularité des opérations, exercer, défendre et préserver les droits du cabinet, par exemple en litige,
– Apporter la preuve d’une possible violation des droits du cabinet,
– Gérer et améliorer ses relations avec le client,
– Améliorer continuellement les services du cabinet.
Le bureau veille dans tous les cas à maintenir un équilibre proportionné entre son intérêt légitime et le respect de la vie privée des clients.
Mises à jour et modifications à la déclaration de protection de la vie privée
Le cabinet peut modifier et adapter la déclaration de protection de la vie privée, notamment pour se conformer à toute nouvelle législation et/ou réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, aux recommandations de l’Autorité belge de protection des données, aux lignes directrices, aux recommandations et aux meilleures pratiques du Comité européen de la protection des données et aux décisions des cours et tribunaux sur cette question. Le client est informé que la version
actualisée de la déclaration de protection de la vie privée est en tout temps disponible sur simple demande auprès du professionnel.